ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
vztahující se k aplikaci „Obec v tísni“

Tímto dokumentem vám poskytujeme informace o tom, jak společnost Webona s.r.o. získává a zpracovává vaše osobní údaje, a to v souvislosti se skutečností, že společnost Webona s.r.o. je provozovatelem aplikace s názvem „Obec v tísni“ a jejím autorem. Zároveň vás informujeme o vašich právech v souvislosti se zpracovávanými osobními údaji.

Při zpracování osobních údajů se řídíme právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení EU“).

Zpracování osobních údajů probíhá vždy v souvislosti s provozováním aplikace Obec v tísni, jejímž účelem je podpořit solidaritu a vzájemnou podporu a pomoc mezi obcemi zapojenými do tohoto projektu a třetími osobami zejména z řad dobrovolných hasičů či jiných dobrovolníků zapojených do projektu (dále jen „Aplikace“). Detailní informace o fungování této služby včetně obchodních podmínek naleznou uživatelé dané Aplikace v jejím obsahu.

Tento dokument bude pravidelně aktualizován, vznikne-li potřeba jeho aktualizace. Aktualizované znění Zásad je účinné jeho zveřejněním v Aplikaci.

Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. Ve společnosti Webona s.r.o. platí interní pravidla určující, kteří zaměstnanci mohou mít přístup k vašim osobním údajům a v jakém rozsahu je mohou zpracovávat.

Doporučujeme vám, abyste si tyto informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud by vám i přesto nebylo něco jasné, rádi vám kterýkoli pojem nebo pasáž vysvětlíme. Případné dotazy prosím směřujte na kontaktní osobu uvedenou v bodu 1. níže.

1. SPRÁVCE VAŠICH ÚDAJŮ

Společnost: Webona s.r.o., se sídlem Pod Branou 208, 517 41 Kostelec nad Orlicí, IČO: 06805671 (dále jen „Společnost“).

Kontaktní osoba: Lubomír Sychra, e-mail: podpora@obecvtisni.cz, tel.: +420 604 157 777

Společnost nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně. Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

2. ÚDAJE, KTERÉ ZPRACOVÁVÁME, ÚČEL A PRÁVNÍ DŮVOD JEJICH ZPRACOVÁNÍ

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytnout účast v projektu prostřednictvím Aplikace a abychom mohli zajistit, že Aplikaci užívají osoby, pro které je projekt primárně určen (tj. obce, Sbory dobrovolných hasičů a jiní dobrovolníci nabízející svou pomoc). Proto pro účast v projektu a možnosti přístupu do Aplikace vyžadujeme registraci.

2.1. Registrace v Aplikaci

Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme, patří ty, které nám sami poskytnete při procesu registrace, přičemž z osobních údajů se jedná pouze o e-mailovou adresu zvoleného administrátora obce či Sboru dobrovolných hasičů a emailovou adresu ostatních uživatelů registrovaných na základě pozvání těchto administrátorů.. Jiné osobní údaje nejsou pro účel registrace v Aplikace požadovány ani zpracovávány.

E-mailová adresa zadaná zástupcem obce či Sboru dobrovolných hasičů (SDH) je tedy využita pro účely ověření a identifikace osoby provádějící registraci do Aplikace a pro následné využívání Aplikace.

Administrátor je oprávněn zadat e-mailovou adresu nového uživatele, na kterou mu bude zaslána pozvánka k registraci v Aplikaci. Pokud tento jiný pozvaný uživatel pozvánku k registraci odmítne, bude jeho e-mailová adresa do 3 měsíců vymazána z Aplikace. Pokud registraci potvrdí, stane se registrovaným uživatelem Aplikace.

Bez poskytnutí tohoto osobního údaje bychom nemohli proces registrace dokončit.

Důvod (právní základ), proč údaj zpracováváme:
plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.2. Údaje ze vzájemné komunikace v Aplikaci

V rámci fungování Aplikace mohou do Aplikace zadávat její uživatelé na straně obce i na straně SDH do Aplikace tyto osobní údaje, které jsou nezbytné pro možnost koordinace potřebné pomoci a slouží jako identifikační údaje kontaktních osob, které organizují nebo nabízejí konkrétní pomoc. Může se jednat o tyto osobní údaje:

• jméno a příjmení;
• telefonní kontakt.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
vyřizování vašich požadavků při plnění služby, tedy úkony související s plněním uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU) a plnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. e) Nařízení EU).

2.3. Účetnictví a daně

Shromažďujeme vaše identifikační a transakční údaje (zejm. o provedených peněžitých úhradách sjednané odměny ze strany obce), a to za účelem plnění svých účetních a daňových povinností, které nám ukládá platná legislativa (zejména zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty). Jedná se o údaje, které jsou uvedené na fakturách vystavených obcím. Pokud nám tedy právní předpis ukládá povinnost archivovat tyto doklady, uchováváme spolu s nimi i vaše osobní údaje, které musí být na dokladech uvedeny a pokud jsou na nich uvedeny.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU).

2.4. Výkon (resp. obhajoba) práv

Pokud by vznikl mezi naší společností a uživatelem Aplikace spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. Zpravidla v této souvislosti zpracováváme základní údaje uživatele Aplikace, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejích výsledcích.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy naší společnosti při obhajobě našich nároků (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).

2.5. Uzavírání a plnění odběratelsko-dodavatelských vztahů

Pro řádné fungování naší Společnosti potřebujeme uzavírat takové odběratelsko-dodavatelské vztahy, které souvisí s naší podnikatelskou činností (např. s právními či daňovými poradci). Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů (pokud jsou nám poskytnuty kontaktní údaje např. jako e-mail či telefon, příp. DIČ fyzické podnikající osoby), který bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním. V této souvislosti uchováváme osobní údaje jen po dobu trvání smluvního vztahu (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy). 

3. JAK DLOUHO UCHOVÁVÁME VAŠE ÚDAJE?

Společnost zpracovává osobní údaje po minimální dobu, po kterou je povinna osobní údaje zpracovávat.

Osobní údaje uživatelů Aplikace

Osobní údaje uživatelů Aplikace zpracováváme po dobu trvání existence smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování těchto osobních údajů. Tj. v případě zrušení registrace konkrétního uživatele z jakéhokoliv důvodu budeme jeho osobní údaje zpracovávat maximálně 3 měsíce od zrušení registrace.

Po uplynutí této lhůty budou osobní údaje vymazány/anonymizovány; nikoliv však v případě, že je budeme potřebovat i po uplynutí této lhůty pro jiné účely, např. z důvodu obhajoby našich nároků (tedy pro řešení vzniklého sporu, např. z důvodů uplatněné reklamace) či jiných zákonných důvodů (např. splnění účetních a daňových povinností).

Osobní údaje ostatní

Účetní údaje (faktury) Společnost v souladu s platnou legislativou uchovává po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Správce má rovněž povinnost dle zákona o dani z přidané hodnoty uschovat daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

4. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme od vás obdrželi v souvislosti s používáním Aplikace.
Nevyhledáváme a nezpracováváme o vás osobní údaje z veřejných zdrojů.

5. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř Společnosti a nepředáváme je třetím osobám, není-li to nezbytné nutné. Taková potřeba může vzniknout v případě externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako např. poskytovatelé právních či daňových služeb. Sídlo všech případných externích subjektů je umístěno zásadně v rámci EU a osobní údaje nejsou předávány mimo EU.

Při poskytování pomoci při událostech mohou být osobní údaje zpracovávané v rámci Aplikace poskytnuty v případě ad hoc potřeby rovněž zástupcům Hasičského záchranného sboru ČR a Policie ČR; toto však bude učiněno pouze v rozsahu nezbytném pro řešení dané mimořádné události.

Berte prosím na vědomí, že k osobním údajům zadaným v rámci Aplikace mají přístup všichni její registrovaní uživatelé (tj. obce či SDH) a jimi určené osoby a že za způsob, kterým oni budou nakládat s osobními údaji uvedenými v Aplikace, naše Společnost neodpovídá.

Pokud by si některé osobní údaje vyžádaly orgány státní správy, pak je poskytneme jen tehdy, pokud oprávnění si tyto údaje vyžádat umožňuje zákon.

6. JAKÁ MÁTE PRÁVA?

Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na vaši žádost poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu. Společnost vám poskytne bezplatně kromě první kopie zpracovávaných osobních údajů také bezplatnou druhou kopii, pokud o ní požádáte.

Právo na opravu osobních údajů

Máte právo na opravu změněných osobních údajů (nebo zjištěných nesprávně uváděných údajů z jakéhokoliv jiného důvodu). Opravu provedeme poté, co budeme moci změněné údaje ověřit.

Právo na výmaz osobních údajů

Máte právo na výmaz svých osobních údajů, které bychom zpracovávali neoprávněně.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 Nařízení EU (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).

Právo na přenositelnost osobních údajů

Máte právo na to, abychom vám poskytli automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, abychom tyto údaje předali jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování

Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás významně dotýkalo. Naše Společnost neprovádí žádné takovéto automatizované rozhodování ani profilování.

Právo na námitku

Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (obhajoba právních nároků).

Právo na podání stížnosti

Máte právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na naši Společnost, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.

Způsob uplatnění práv

Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte oprávněnou osobu na straně Společnosti: viz bod 1. výše. Jsme povinni vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu. Budeme vás informovat o přijatých opatřeních do 15 dnů od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud bychom nevyhověli vaší žádosti, budeme vás informovat bezodkladně (nejpozději do 15 dnů) o důvodech nevyhovění.

 V některých případech vymezených legislativou nejsme povinni zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme: (i) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady (s výjimkou žádosti o druhou kopii v případě uplatnění práva na přístup k osobním údajům) nebo (ii) odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud obdržíme žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, můžeme vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší totožnosti.